تنخواهگردان چیست و چه کاربرد هایی دارد ؟
تنخواهگردان روشی برای پرداخت هزینههای جزئی و روزمره سازمان است. در این مطلب با انواع تنخواهگردان وظایف آن و ثبتهای حسابداری مربوط آشنا میشوید
تنخواهگردان کیست؟
اگر بخواهیم به زبان ساده تعریف کنیم، تنخواهگردان شخصی است که مسئولیت نگهداری و مدیریت مبلغی را بر عهده دارد که سازمان برای پرداخت مخارج کوچک و فوری در نظر گرفته است. در واقع، تنخواهگردان مدیرِ وجه نقدِ جاری سازمان برای امور روزمره است.
تنخواهگردان لزوماً نباید مدیر ارشد یا صاحب شرکت باشد؛ بلکه معمولاً یکی از کارکنان بخش مالی، حسابداری یا حتی بخشهای اداری است که به دلیل دقت، امانتداری و آشنایی با امور مالی، مسئولیت تنخواهگردان بودن به این فرد سپرده میشود.
ویژگیهای اصلی یک تنخواهگردان:
برای اینکه یک فرد بتواند نقش تنخواهگردان را به درستی ایفا کند، باید فراتر از یک پرداختکننده پول ساده باشد. یک تنخواهگردان موفق باید ویژگیهای زیر را داشته باشد:
امانتداری:از آنجایی که تنخواهگردان مستقیماً با وجه نقد سازمان در ارتباط است، بالاترین سطح صداقت و امانتداری برای تنخواهگردان حیاتی است. دقت بالا:هر ریال خروجی باید با یک رسید یا فاکتور مطابقت داشته باشد؛ کوچکترین بیدقتی در ثبت اعداد توسط تنخواهگردان میتواند باعث بروز اختلاف در موجودی شود.
توانایی مستندسازی: تنخواهگردان باید بداند چگونه فاکتورها را دستهبندی کند و گزارشهای شفاف از هزینهها به حسابداری ارائه دهد. نظم و ترتیب: مدیریت همزمان فاکتورهای مختلف، رسیدهای دستی و پول نقد، نیازمند نظم ذهنی و محیطی بالای تنخواهگردان است.
به زبان مدیریتی:تنخواهگردان، حلقه اتصال بین نیازهای فوری عملیاتی (مانند خرید فوری یک قطعه یا پرداخت کرایه) و سیستم حسابداری رسمی سازمان است. وظیفه تنخواهگردان این است که اطمینان حاصل کند این شکاف (بین نیاز به پول و فرآیند پیچیده بانکی) با رعایت نظم مالی پر میشود.
وظایف و مهارتهای یک تنخواهگردان
برای اینکه یک تنخواهگردان بتواند جریان خرد پول در سازمان را به درستی مدیریت کند، باید مجموعهای از وظایف مشخص را انجام داده و از مهارتهای خاصی بهره ببرد. این نقش ترکیبی از مسئولیتهای اجرایی و تواناییهای شخصیتی است.
وظایف اصلی تنخواهگردان:
وظیفه نخست تنخواهگردان، مدیریت نقدینگی موجود در صندوق تنخواه است. تنخواهگردان باید تمامی درخواستهای پرداخت هزینههای جزئی را بررسی کرده و پس از اطمینان از صحت آنها، وجه مربوطه را پرداخت کند. پس از هر پرداخت، وظیفه تنخواهگردان این است که رسید یا فاکتور مربوط به آن هزینه را دریافت و در دفتر یا سیستم ثبت نماید.
یکی دیگر از وظایف کلیدی، تهیه گزارشهای دورهای است. تنخواهگردان باید در پایان هر دوره مشخص (روزانه، هفتگی یا ماهانه)، گزارش دقیقی از میزان ورودی، خروجی و موجودی باقیمانده تهیه کرده و آن را برای واحد حسابداری ارسال کند. همچنین، تنخواهگردان مسئول درخواست شارژ مجدد تنخواه است؛ یعنی زمانی که موجودی به حد مشخصی رسید، تنخواهگردان باید با ارائه اسناد هزینهکرد، درخواست مبلغ جدید برای جایگزینی موجودی را مطرح کند.
مهارتهای لازم برای تنخواهگردان:
برای انجام صحیح وظایف فوق، تنخواهگردان باید از مهارتهای فنی و غیرفنی برجستهای برخوردار باشد. از نظر مهارتهای فنی، تنخواهگردان باید با اصول مقدماتی حسابداری و مدیریت صندوق آشنا باشد. همچنین، تسلط بر کار با نرمافزارهای پایه مانند اکسل برای ثبت دقیق تراکنشها و تهیه جداول گزارشدهی، از نیازهای اساسی هر تنخواهگردان است.
از نظر مهارتهای غیرفنی یا نرم، توانایی مدیریت زمان و اولویتبندی برای تنخواهگردان بسیار مهم است، زیرا تنخواهگردان مدام با درخواستهای فوری و پراکنده مواجه است. علاوه بر این، مهارت ارتباطی بالا برای تنخواهگردان ضروری است تا بتواند به درستی با سایر بخشهای سازمان در مورد هزینهها و اسناد مالی گفتگو کند. در نهایت، قدرت تحلیل و توجه به جزئیات، به تنخواهگردان کمک میکند تا هرگونه مغایرت مالی را پیش از تبدیل شدن به یک مشکل بزرگ، شناسایی و گزارش کند.
تنخواهگردان روشی برای پرداخت هزینههای جزئی و روزمره سازمان است. در این مطلب با انواع تنخواهگردان، وظایف آن و ثبتهای حسابداری مربوط آشنا میشوید
انواع تنخواه در سازمانها
سازمانها بسته به نیاز، حجم تراکنشها و ساختار خود، از مدلهای مختلفی برای مدیریت هزینههای خرد استفاده میکنند. شناخت این انواع به مدیریت بهتر جریان نقدینگی کمک میکند.
1 تنخواه ثابت
در این روش، مبلغ تنخواه در ابتدای دوره همیشه ثابت میماند. تنخواهگردان هزینهها را پرداخت میکند و موجودی کم میشود؛ سپس در پایان دوره، حسابداری دقیقاً معادل مبلغ خرج شده، پول جدید واریز میکند تا موجودی دوباره به همان مقدار اولیه برسد.
مثال : فرض کنید مبلغ تنخواه یک شرکت همیشه ۵ میلیون تومان است. اگر در طول هفته تنخواهگردان ۳ میلیون تومان خرج کند، حسابداری در پایان هفته ۳ میلیون تومان به تنخواه واریز میکند تا دوباره موجودی به ۵ میلیون تومان برگردد.
2 تنخواه متغیر
در این روش، مبلغ تنخواه همیشه ثابت نیست و با توجه به نیازهای سازمان بالا و پایین میرود. یعنی حسابداری بر اساس میزان مصرف و پیشبینی نیازهای آینده، مبالغ متفاوتی را برای شارژ مجدد واریز میکند.
مثال: فرض کنید مبلغ تنخواه یک شرکت همیشه ۵ میلیون تومان است. اما اگر در یک ماه نیاز به هزینههای بیشتری باشد، تنخواهگردان ۴ میلیون تومان درخواست میکند و حسابداری مبلغ را واریز میکند؛ و اگر ماه بعد هزینهها کم باشد، فقط ۱ میلیون تومان درخواست میکند.
3 تنخواه موقت
این نوع تنخواه برای یک هدف خاص و برای مدتی محدود ایجاد میشود و پس از انجام آن کار، حساب تنخواه بسته میشود.
مثال: فرض کنید مبلغ تنخواه یک شرکت همیشه ۵ میلیون تومان است. اما شرکت برای یک پروژه خاص در شهر دیگر، ۵ میلیون تومان به تنخواهگردان میدهد تا فقط هزینههای آن سفر را پوشش دهد و پس از پایان سفر، حساب تنخواه بسته میشود.
ثبتهای حسابداری انواع تنخواه
۱. ثبتهای مربوط به تنخواه ثابت
در این روش مبلغ تنخواه همیشه ۵,۰۰۰,۰۰۰ تومان است.
الف) هنگام تشکیل اولیه تنخواه (وقتی برای اولین بار ۵ میلیون به تنخواهگردان میدهند):
تنخواه: ۵,۰۰۰,۰۰۰ بدهکار
بانک/صندوق: ۵,۰۰۰,۰۰۰ بستانکار
ب) هنگام پرداخت هزینهها (مثلاً ۳ میلیون تومان خرج شده است):
در روش ثابت، در لحظه پرداخت، فقط اسناد ثبت میشوند و حساب تنخواه تغییر نمیکند (تنها ثبت هزینه انجام میشود):
هزینههای جاری (مثلاً خرید لوازم): ۳,۰۰۰,۰۰۰ بدهکار
تنخواه: ۳,۰۰۰,۰۰۰ بستانکار
ج) هنگام شارژ مجدد (برای اینکه دوباره موجودی به ۵ میلیون برسد، ۳ میلیون واریز میشود):
تنخواه: ۳,۰۰۰,۰۰۰ بدهکار
بانک/صندوق: ۳,۰۰۰,۰۰۰ بستانکار
۲. ثبتهای مربوط به تنخواه متغیر
در این روش مبلغ تنخواه ثابت نیست و بر اساس نیاز تغییر میکند.
الف) مرحله اول (وقتی ۵ میلیون تومان برای شروع به تنخواه میدهند):
تنخواه: ۵,۰۰۰,۰۰۰ بدهکار
بانک/صندوق: ۵,۰۰۰,۰۰۰ بستانکار
ب) مرحله دوم (ماه اول: ۴ میلیون تومان درخواست شارژ مجدد داده میشود):
ابتدا هزینههای ماه قبل ثبت میشود:
هزینههای جاری: ۴,۰۰۰,۰۰۰ بدهکار
تنخواه: ۴,۰۰۰,۰۰۰ بستانکار
سپس مبلغ درخواستی واریز میشود:
تنخواه: ۴,۰۰۰,۰۰۰ بدهکار
بانک/صندوق: ۴,۰۰۰,۰۰۰ بستانکار
(در پایان این مرحله، موجودی تنخواه به 5 میلیون رسید: ۵ میلیون اولیه-4 میلیون پرداخت هزینه ها + ۴ میلیون واریزی جدید)
۳. ثبتهای مربوط به تنخواه موقت
در این روش مبلغ ۵ میلیون تومان فقط برای یک پروژه خاص است و بعد از پایان آن حساب بسته میشود.
الف) هنگام تخصیص مبلغ برای پروژه خاص:
تنخواه (پروژه خاص): ۵,۰۰۰,۰۰۰ بدهکار
بانک/صندوق: ۵,۰۰۰,۰۰۰ بستانکار
ب) هنگام پرداخت هزینههای پروژه (فرض کنید تمام ۵ میلیون خرج شده است):
هزینههای پروژه خاص: ۵,۰۰۰,۰۰۰ بدهکار
تنخواه (پروژه خاص): ۵,۰۰۰,۰۰۰ بستانکار
ج) وضعیت نهایی:
در پایان پروژه، موجودی حساب تنخواه صفر میشود و دیگر نیازی به شارژ مجدد یا باز کردن حساب نیست، زیرا هدف از ایجاد آن تنخواه محقق شده است.
لینک کوتاه مطلب :
